Outlook 2016で受信したメールの件名を条件にしてメールを仕分けする方法

Outlook 2016で受信したメールの件名を条件にしてメールを仕分けする方法

Q&A番号:020727  更新日:2018/09/21
対象機種 LAVIE、他… すべて表示する、   折りたたむ
LaVie(〜2014年12月発表)、VALUESTAR
LAVIE、LaVie(〜2014年12月発表)、VALUESTAR
対象OS Windows 10 Home、他… すべて表示する    折りたたむ
Windows 10 Pro
Windows 8.1
Windows 8.1 Pro
Windows 10 Home
Windows 10 Pro
Windows 8.1
Windows 8.1 Pro

Q&A番号:020727  更新日:2018/09/21

Outlook 2016で、受信したメールの件名を条件にしてメールを仕分けする方法について教えてください。

仕分けルール機能を使用して、件名に特定の文言が含まれているメールを自動で仕分けすることができます。

仕分けルール機能を使用して、件名に特定の文言が含まれているメールを自動で仕分けすることができます。

はじめに

Outlook 2016の初期状態では、受信したすべてのメールが「受信トレイ」に保存されます。
仕分けルール機能を使用すると、受信したメールの件名に含まれる文字を条件にして、自動で特定のフォルダーに移動することができます。

同じ件名のメールを頻繁に受信する場合は、件名を条件にした仕分けルールを作成して1つのフォルダーにまとめることで、目的のメールが探しやすくなります。

操作手順

Outlook 2016で受信したメールの件名を条件にしてメールを仕分けするには、以下の操作手順を行ってください。

  1. リボンから「ファイル」タブをクリックします。
    リボンから「ファイル」タブをクリックします

  2. 「情報」をクリックし、「仕分けルールと通知の管理」をクリックします。
    「情報」をクリックし、「仕分けルールと通知の管理」をクリックします

  3. 「仕分けルールと通知」が表示されます。
    「電子メールの仕分けルール」タブをクリックし、「新しい仕分けルール」をクリックします。
    「電子メールの仕分けルール」タブをクリックし、「新しい仕分けルール」をクリックします

  4. 「自動仕分けウィザード」が表示されます。
    「メッセージの整理」欄から「件名に特定の文字が含まれるメッセージをフォルダーに移動する」をクリックし、「ステップ2」欄の「特定の文字」をクリックします。
    「メッセージの整理」欄から「件名に特定の文字が含まれるメッセージをフォルダーに移動する」をクリックし、「ステップ2」欄の「特定の文字」をクリックします

  5. 「文字の指定」が表示されます。
    「[件名]に含まれる文字」ボックスに、仕分けルールに設定したい文字列を入力し、「追加」をクリックします。
    ここでは例として、「打ち合わせ」と入力します。
    「[件名]に含まれる文字」ボックスに、仕分けルールに設定したい文字列を入力し、「追加」をクリックします

  6. 「特定の文字の一覧」ボックスに文字列が追加されたことを確認し、「OK」をクリックします。
    「特定の文字の一覧」ボックスに文字列が追加されたことを確認し、「OK」をクリックします

  7. 「自動仕分けウィザード」画面に戻ったら、「ステップ2」欄から「指定」をクリックします。
    「自動仕分けウィザード」画面に戻ったら、「ステップ2」欄から「指定」をクリックします

  8. 「仕分けルールと通知」が表示されます。
    特定の文字列が件名に含まれるメールの移動先のフォルダーをクリックし、「OK」をクリックします。
    ここでは例として、「打ち合わせ」フォルダーをクリックします。
    特定の文字列が件名に含まれるメールの移動先のフォルダーをクリックし、「OK」をクリックします

    補足

    移動先のフォルダーを新しく作成する場合は、以下の操作手順を行ってください。

    1. 「新規作成」をクリックします。
      「新規作成」をクリックします

    2. 「新しいフォルダーの作成」が表示されます。
      「名前」ボックスにフォルダーの名前を入力し、フォルダーを作成する場所をクリックして「OK」をクリックします。
      ここでは例として、名前に「打ち合わせ」と入力し、「受信トレイ」をクリックします。
      「名前」ボックスにフォルダーの名前を入力し、フォルダーを作成する場所をクリックして「OK」をクリックします

    フォルダーを作成後、手順8の操作を行ってください。

  9. 「自動仕分けウィザード」画面に戻ったら、「次へ」をクリックします。
    「自動仕分けウィザード」画面に戻ったら、「次へ」をクリックします

  10. 「条件を指定してください」が表示されたら、「次へ」をクリックします。
    「条件を指定してください」が表示されたら、「次へ」をクリックします

  11. 「メッセージに対する処理を選択してください」が表示されたら、「次へ」をクリックします。
    「メッセージに対する処理を選択してください」が表示されたら、「次へ」をクリックします

  12. 「例外条件を選択します」が表示されます。
    仕分けルールの対象外にしたいメールがある場合は、条件を設定して「次へ」をクリックします。
    ここでは例として、例外条件は設定せず「次へ」をクリックします。
    仕分けルールの対象外にしたいメールがある場合は、条件を設定して「次へ」をクリックします

  13. 「ルールの設定を完了します。」が表示されます。
    「ステップ1」ボックスにルールの名前を入力し、「ステップ2」欄で仕分けルールのオプションを設定します。

    • 「"受信トレイ"内のメッセージに仕分けルールを適用する」
      チェックを入れると、「完了」をクリックすると同時に、受信トレイにある過去のメールが自動で仕分けされます。
      チェックを外すと、今後受信したメールだけにルールが適用されます。

    • 「この仕分けルールを有効にする」
      通常はチェックを入れた状態にします。
      チェックを外すと、仕分けルールが適用されなくなります。

    設定が完了したら、「完了」をクリックします。
    ここでは例として、「ステップ1」「ステップ2」とも初期状態のまま「完了」をクリックします。
    「ステップ1」ボックスにルールの名前を入力し、「ステップ2」欄で仕分けルールのオプションを設定して「完了」をクリックします

  14. 「仕分けルールと通知」画面に戻ったら、設定したルールが反映されていることを確認して、「OK」をクリックします。
    「仕分けルールと通知」画面に戻ったら、設定したルールが反映されていることを確認して、「OK」をクリックします

  15. 「アカウント情報」画面に戻ったら、画面左上の「←」をクリックします。
    「アカウント情報」画面に戻ったら、画面左上の「←」をクリックします

以上で操作完了です。

指定した文字列が件名に含まれているメールを受信したとき、自動でフォルダーに移動されることを確認してください。
指定した文字列が件名に含まれているメールを受信したとき、自動でフォルダーに移動されることを確認してください

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